Böse Zungen behaupten, dass die Bildschirmformate seit den 1990er Jahren deshalb immer mehr in die Breite gegangen sind, weil man in Excel so oft horizontal scrollen muss, um alle Informationen einer Datenzeile zu sehen. Vom guten alten 4:3-Standard über 3:2 und 16:9 zu Ultrawide im Format 21:9 und neuerdings sogar 32:9. Gerne „curved“, damit man nicht wie beim Tennis ständig den Kopf hin- und herbewegen muss.
Hatte also Bill Gates mal wieder seine Hände im Spiel? Okay, vermutlich war das nicht der einzige Grund. Und es ist ja gut, dass man heute die Wahl hat. Völlig abwegig erscheint die Theorie jedoch nicht.
Denn wenn man die Fallstudien im Ninox-Blog auswertet (oder verfasst), dann fällt auf, dass ein Großteil der Kunden vorher exzessiv Excel genutzt hat (einige kommen auch von Access oder Filemaker, aber das ist eine andere Geschichte). Der Grund ist leicht auszumachen.
Der typische Weg in die Abhängigkeit
Excel ist eine Tabellenkalkulation, also ein Werkzeug, um Zahlenmaterial darzustellen, verschiedenste Berechnungen damit durchzuführen und die Ergebnisse zu visualisieren. Controller lieben es und wissen damit umzugehen.
Weil Excel aber sowieso auf jedem Computer installiert ist und die einfache tabellarische Darstellung dazu einlädt, wird es von vielen unbedarften Nutzern auch zur Verwaltung von Daten aller Art zweckentfremdet. Arbeitszeiten, Projektübersichten, Preislisten – im Grunde für alles, was sich mit der gegebenenfalls vorhandenen Branchenlösung, ERP- oder CRM-Software nur schwer oder gar nicht abbilden lässt.
So eine Tabelle ist ja schnell erstellt. Und wächst erfahrungsgemäß rasant. Sowohl in die Breite als auch in die Höhe. Die Excel-Dateien werden dann munter per E-Mail hin- und hergeschickt, jedem beteiligten Nutzer fällt noch eine Information ein, die unbedingt als Spalte hinzugefügt werden muss, Power-User entwickeln noch eigene kleine VBA-Skripte zur Automatisierung bestimmter Funktionen …
Das böse Erwachen
Und irgendwann läuft das Ganze aus dem Ruder. Statt einer zentralen Tabelle sind plötzlich mehrere Varianten mit unterschiedlichen Datenständen im Umlauf, Dateien lassen sich nicht öffnen oder Skripte laufen nicht, weil sie mit einer anderen Excel-Version erstellt wurden. Da sich Daten nicht sinnvoll verknüpfen lassen, muss man zwischen verschiedenen Tabellen wechseln und wer die Informationen unterwegs benötigt, muss schauen, dass er vorher eine halbwegs aktuelle Datei auf sein Mobilgerät bekommt.
Der Aufwand, dieses „System“ aufrecht zu erhalten, ist irgendwann größer als der Nutzen. Es kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern birgt auch hohes Fehlerpotenzial. Man stellt fest, dass Excel als Tabellenkalkulationsprogramm nicht zur Verwaltung von wichtigen Daten taugt, deren Menge über zehn Spalten und zwanzig Zeilen hinausgeht.
Womit wir wieder beim Ausgangspunkt wären, der Übersichtlichkeit. Denn die simple zweidimensionale Darstellung in Excel erfordert tatsächlich häufiges horizontales Scrollen, um gewünschte Information ausfindig zu machen. Das ist nicht nur lästig, sondern kostet auch Zeit. Und wehe, man vertut sich dabei mal in der Zeile …
Einsicht ist der erste Schritt …
Das beschriebene Szenario mag konstruiert erscheinen, ist so oder ähnlich aber tatsächlich in vielen Fällen Auslöser der Erkenntnis, dass eine andere, effizientere Lösung gefunden werden muss, bevor es zu spät ist und gar nichts mehr geht.
Aber wo? Eine SQL-Datenbank installieren und komfortable Frontends mit der benötigten Funktionalität entwickeln lassen? Teuer und langwierig. Eine Branchenlösung kaufen und den eigenen Bedürfnissen anpassen lassen? Meist noch teurer und langwieriger.
Wer Glück hat, stößt bei der Suche nach einer Alternative auf Ninox. Als Datenbank ist es auf komfortable Verwaltung von Informationen spezialisiert, als Low-Code-Plattform bietet es einfache Möglichkeiten zur Automatisierung und als cloudbasierte Software ist es von Hause aus teamfähig und sofort an jedem Arbeitsplatz verfügbar. Auch auf mobilen Endgeräten beim Kunden oder auf der Baustelle.
Vom Excel-Junkie zum Ninox-Freak
Kurzum: Mit Ninox werden aus einem Wust unübersichtlicher, verstreuter Excel-Tabellen im Handumdrehen leistungsfähige Business-Apps mit Übersichtlichen Formularen, intelligenten Funktionsfeldern und Schaltflächen sowie Kalender, Kanban-Ansichten und Gantt-Diagrammen.
Deshalb sind die meisten Kunden glücklich, sich aus der Excel-Abhängigkeit befreit zu haben. Und in vielen Fällen hat Ninox dann noch weitere Aufgabenbereiche übernommen. Die Assistentin der Geschäftsführung eines mittelständischen Handwerksbetriebes mit rund 80 Mitarbeitenden hat es in einem Gespräch mal so auf den Punkt gebracht:
„Wir waren echte Excel-Junkies. Jetzt sind wir überzeugte Ninox-Freaks.“
Das schont übrigens auch den Nacken.