Herr F., ein relativ junger, durchaus computer-affiner Unternehmer, zu dem ich eine Fallstudie schreiben sollte, sagte mir neulich: „Durch Ninox haben wir erst richtig verstanden, was Digitalisierung wirklich bedeutet“. Ich wusste sofort, was er meinte.
Er war mit Computern und dem Internet aufgewachsen und nutzte ganz selbstverständlich auch in seinem Unternehmen E-Mail, Standardsoftware und webbasierte Tools für bestimmte Aufgaben. Papier spielte in seinem Arbeitsalltag nur eine untergeordnete Rolle. Deshalb hätte Herr F. auf die Frage, ob sein Unternehmen in Sachen Digitalisierung gut aufgestellt ist, wahrscheinlich voller Überzeugung mit „Ja“ geantwortet.
Neue Werkzeuge, alte Prozesse
Aber die E-Mail, das PDF-Dokument und die elektronische Aufgabenliste sind im Grunde nur technologische Upgrades zum Papier als Informationsträger. So, wie die mechanische Schreibmaschine ein Upgrade zu Federkiel und Bleistift war, die elektronische eines zur mechanischen und die computergestützte Textverarbeitung wiederum eines zur elektronischen Schreibmaschine. Jede neue Technologie brachte Komfort und Zeitersparnis, aber am Ende stand immer dasselbe Ergebnis: Ein Brief, eine Liste oder ein Bericht. Die Inhalte und dahinter stehenden Abläufe änderten sich kaum. Einziger Unterschied: Statt in Aktenordnern wird heute auf Festplatten nach Informationen gesucht.
Das eigentliche Ziel der Digitalen Transformation ist aber nicht, bspw. mehr E-Mails statt Briefe zu schreiben, sondern generell weniger Nachrichten austauschen zu müssen – sprich: individuelle Geschäftsprozesse deutlich effizienter zu gestalten. Und zwar völlig unabhängig von der Größe und Komplexität der Organisation.
Jedes Unternehmen ist anders
Bei Herrn F. stellte sich die Situation folgendermaßen dar: Er hat Immobilienwirtschaft studiert und betreibt drei Unternehmungen. Sein Hauptgeschäft besteht in der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, außerdem erbringt er Reinigungsdienste und Bauleistungen. Die drei Firmen sind rechtlich eigenständig, organisatorisch aber eng miteinander verknüpft. Vieles lief über Office-Dokumente, die per E-Mail versendet wurden. Kurzfristige Absprachen wurden meist telefonisch getroffen und in digitaler Form festgehalten. Papier kam nur als Zwischenmedium zum Einsatz, beispielsweise in Form von Arbeitszetteln und vom Kunden zu unterschreibenden Belegen für die Leistungserbringung vor Ort.
Ein Szenario, das so oder ähnlich in vielen Unternehmen anzutreffen ist. Herr F. empfand es keineswegs als perfekt, aber was wäre die Alternative gewesen? Zwar gab es für jeden der drei Unternehmensbereiche fertige Branchenlösungen. Die waren aber zu teurer, zu unflexibel oder beides, hätten zudem auch nicht miteinander interagiert und die individuellen Abläufe in seinem Unternehmen nicht unterstützt. Und so wurde halt improvisiert.
Der Aha-Effekt
Dann machte ein befreundeter Unternehmer Herrn F. auf Ninox aufmerksam. Er erkannte das Potential für sein Unternehmen und startete erste Gehversuche. Die Möglichkeit, auf einfache Weise Datenformulare nach eigenen Bedürfnissen aufzubauen, beliebig miteinander zu verknüpfen und mit Funktionalität zu versehen eröffnete völlig neue Perspektiven. Und so wurde aus der einfachen Todo-Liste schnell eine Projektmanagement-Lösung mit ticketbasierter Handwerkerbeauftragung, Terminverwaltung und projektbezogener Zeiterfassung. Auch Angebote und Rechnungen werden jetzt mit Ninox erstellt und automatisch direkt aus der Lösung heraus per E-Mail versendet. Einladungen zu Eigentümerversammlungen können ebenfalls nebst Agenda automatisch verschickt werden und das Protokoll der Versammlung wird direkt vor Ort in Ninox erstellt und in digitaler Form zeitnah an die Teilnehmer verschickt. Um nur einige Beispiele zu nennen.
Effizientes Teamwork
Und das Beste: Da Ninox als cloudbasierte Plattform von Hause aus teamfähig und an jedem Ort mit nahezu allen Endgeräten nutzbar ist, konnte Herr F. von Anfang an seine Mitarbeter*innen einbeziehen und die Abläufe neu organisieren. Selbst die Unterschrift der Kunden erfolgt nun in digitaler Form direkt vor Ort auf einem mobilen Endgerät. Die Zahl individueller E-Mails und Telefonate ist deutlich gesunken. Übermittlungsfehler, unvollständige oder falsche Daten kommen nur noch selten vor. Wer Informationen benötigt oder weitergeben will, seien es Stammdaten, Arbeitsaufträge oder Projektstände, nutzt die zentrale, stets aktuelle Ninox-Datenbank.
Digitalisieren heißt optimieren
Ninox hat also, wie Herr F. sagt, „die Kommunikation im Unternehmen komplett verändert“. Und die Prozesse. Denn die oft gehörte Forderung, dass sich Software den Prozessen des Unternehmens anzupassen habe, nicht umgekehrt, ist im Grunde zwar richtig, aber nur die halbe Wahrheit. Bei der Digitalisierung geht es eben auch darum, die Prozesse zu überdenken und mit Hilfe neuer Technologien effizienter zu gestalten.
Genau das ermöglicht eine Low-Code-Plattform wie Ninox. Und eben diese Erkenntnis veranlasste Herrn F. zu der eingangs zitierten Aussage, er habe erst durch Ninox richtig verstanden, was Digitalisierung wirklich bedeute.
Wobei Ninox nicht überall so umfassend zur Organisation des gesamten Unternehmens eingesetzt wird wie bei Herrn F. Viele größere Unternehmen nutzen es auch für individuelle bereichs- oder abteilungsbezogene Lösungen jenseits der angestammten IT-Systeme, deren Anpassung an all die kleinen, alltäglichen Aufgaben viel zu teuer und zu aufwändig wäre. Mit seiner Flexibilität und Vielseitigkeit kann Ninox also auch dazu beitragen, den Wildwuchs der so genannten Schatten-IT in den Griff zu bekommen.
Der Weg ist das Ziel
Fazit: Digitale Transformation ist kein exakt definierbarer Idealzustand, sondern ein fortwährender Prozess der Optimierung. Und Ninox ist der ideale Begleiter auf diesem Weg, da es sich jederzeit mit geringem Aufwand veränderten Gegebenheiten anpassen lässt und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wieder in die Hände derer legt, die sie am besten kennen: Unternehmer und Mitarbeiter der Fachabteilungen. Ob Geschäftsführer, Lagerist oder Servicetechniker, Ein- oder Verkäufer, Personal-, Produkt- oder Projektmanager – mit Ninox ist jeder Anwender in der Lage, sich aktiv an der Entwicklung individueller Organisationslösungen für sein Arbeitsumfeld zu beteiligen. Ohne Programmierkenntnisse und ohne zusätzliche IT-Investitionen.
Herr F. hat zwischenzeitlich übrigens einen weiteren Mitarbeiter eingestellt und entwickelt nun mit Ninox auch kundenspezifische Lösungen für einige seiner Immobilien-Auftraggeber.